Ankieta Pulse Check Pracownika – korzyści, instrukcja tworzenia i gotowy wzór badania

Pośród badań pracownika, prowadzonych przez zespoły HR największą popularność odnotowały w ostatnim czasie tzw. ankiety Pulse Check, czyli badania pulsu pracownika. To doskonała alternatywa dla długich, corocznych ankiet satysfakcji, która pozwala na stałą, ciągłą kontrolę poziomu zaangażowania i samopoczucia pracowników. Nic dziwnego – w gwałtownie zmieniającej się rzeczywistości, przejściu w tryb pracy zdalnej i często – zmiany warunków zatrudnienia, trzymanie ręki na pulsie pracownika, jeszcze nigdy nie było tak ważne.

W związku z rosnącą popularnością ankiet Pulse Check wśród zespołów HR przygotowaliśmy artykuł, w którym wyjaśnimy:

• czym jest ankieta Pulse Check i dlaczego stała się tak popularna,
• jakie są największe korzyści badania zaangażowania pracowników,
• ile i jakie pytania należy zadać w ankiecie,
• jak przeprowadzić badanie, wykorzystując gotowy szablon ankiety Pulse Check i dostosowując go do potrzeb Twojej firmy,
• jak często wysyłać ankietę do pracowników.

Uruchom na pełnym ekranie

Pulse Survey

Zarejestruj się za darmo, a gotowy szablon ankiety Pulse Check będzie czekał na Twoim koncie. Badanie możesz wysłać do swoich pracowników nawet w kilka minut.

Użyj tego szablonu Wszystkie szablony

Co bada ankieta Pulse Check Pracownika?

Ankiety zaangażowania to potężne narzędzie w arsenale każdej, szczególnie dużej firmy. Dają one organizacjom swobodę dokonywania regularnych pomiarów dokładnie tych kwestii, które w danym momencie uważają za ważne. I chociaż nazwa Pulse Check często używana jest także na określenie corocznych lub kwartalnych ankiet satysfakcji pracownika, zdecydowanie bardziej pasuje ona do bieżących ankiet zaangażowania. 

Ankiety Pulse Check różnią się nie tylko od wielkich, corocznych badań satysfakcji, ale i badań prowadzonych ad hoc – związanych z nieprzewidzianymi, bieżącymi sprawami dotyczących pracowników czy nawet badań nastroju pracownika. Krótko mówiąc, badanie zaangażowania to powtarzający się, wysyłany cyklicznie mechanizm zbierania opinii, który nie jest związany z mierzeniem określonych tematów lub treści.

Oznacza to, że treść takiej ankiety może (a nawet powinna) zmieniać się w zależności od organizacji, a nawet wewnątrz firmy – na podstawie wyników poprzednich badań, zmiany warunków pracy itd.

Krótko, ale często – zasady prowadzenia Pulse Check Survey

Dobrze przygotowana ankieta zaangażowania kierowana do pracowników, powinna spełniać następujące warunki:

• śledzić ten sam element na przestrzeni czasu (na przykład pytanie NPS: Jakie jest prawdopodobieństwo, że polecisz swoją firmę jako miejsce pracy swoim znajomym?)
• być znacznie krótsza niż tradycyjna ankieta zaangażowania.
• być łatwa i szybka w wypełnianiu,
• jej wysyłka musi być częstsza niż półrocze lub nawet kwartał,
• powinna trafiać do pracowników w regularnych odstępach czasu (np. co tydzień, miesiąc).

Jakie są korzyści ankiety Pulse Check?

Popularność regularnych ankiet zaangażowania rośnie nie tylko dlatego, że są krótsze i ograniczają do minimum czas potrzebny pracownikom na udzielenie informacji zwrotnej, ale także dlatego, że wprowadzają zupełnie nowy wymiar analizy wyników: czas.

Coroczna ankieta jest w zasadzie jednowymiarowym obrazem zaangażowania pracowników, podczas gdy Pulse Check umożliwia śledzenie zmiany tego zaangażowania z miesiąca na miesiąc,a nawet częściej. Dzięki temu bardzo łatwo można śledzić (i reagować) na wszelkie niepokojące spadki satysfakcji i wahania samopoczucia. Częsta ankieta pozwala także nakreślić trendy i z upływem czasu przewidywać ewentualne problemy i im przeciwdziałać. 

Oprócz tego, wśród korzyści Pulse Survey wyróżnić można:

• pewność, że zespół jest przygotowany do pracy zdalnej pod względem: technicznym (sprzęt), wiedzy (znajomość procedur), psychicznym (warunki w domu),
• możliwość szybkiej reakcji na problemy (bez potrzeby analizy wszystkich wyników można ustawić w systemie dedykowany alert, czyli powiadomienie, który zostanie wysłany na adres e-mail i poinformuje o niepokojącej ocenie do konkretnej, wyznaczonej osoby)
• zastąpienie przestarzałych, jednorazowych (i często papierowych) ankiet, automatyczną i bezwysiłkową wysyłką (wysyłkę ankiety ustawia się raz, a następnie odbywa się automatycznie)
• zgromadzenie wszystkich wyników w jednym miejscu (wszystkie dane z ankiety Pulse Check znajdują się na koncie użytkownika – możesz więc w łatwy sposób tworzyć trendy, analizować wyniki przy użyciu zaawansowanych narzędzi np. tworzyć rankingi problemów i generować z tego automatyczne raporty gotowe do prezentacji zarządowi).

77% pracowników chce dzielić się opinią ze swoją firmą częściej niż raz w roku. Pamiętaj jednak, że badanie Pulse Check nie powinno być obowiązkowe. 

Dlaczego badania Pulse Check w Twojej firmie to dobry pomysł?

W sytuacji, w której pracownicy mają możliwość częstszego dzielenia się feedbackiem firma w naturalny sposób tworzy się środowisko, w którym zespół czuje się doceniany i słyszany.

Ankiety Pulse Check mogą służyć do pomiaru wszystkich kwestii mających największe znaczenie dla pracowników i firmy. W Twojej organizacji możesz wykorzystać je do:

• przygotowania lub utrzymania systemu wczesnego ostrzegania o ważnych wskaźnikach biznesowych (dotyczących np. bezpieczeństwa lub obsługi klienta),
• mierzenia skuteczności przyjętych przez firmę planów działania – szczególnie tych wdrażanych w na podstawie wyników tradycyjnych badań zaangażowania,
• lepszego zrozumienia relacji między różnymi typami feedbacku zbieranego od pracowników, a także innymi ważnymi wynikami biznesowymi, takimi jak głos klienta (VoC), wydajność czy rotacja pracowników.

Pracownicy są 12x bardziej skłonni do polecania swojego pracodawcy, jeśli czują, że ich opinie są wysłuchane, a na ich podstawie podejmowane są określone działania.

W ankietach mierzących puls pracownika nie ma pytań obowiązkowych ani sztywnych wzorów badania. Wszystko dlatego, że Pulse Check Survey powinna być dodatkiem do ogólnej strategii wysłuchiwania głosu pracowników w Twojej firmie i dlatego musi być ściśle dopasowana do jej specyfiki i kierunku rozwoju. 

Przy tworzeniu treści kwestionariusza powinieneś skupić się tylko na tych rzeczach, które mają największe znaczenie dla Twojej organizacji. Chodzi tu zarówno o cele całej firmy, jak i działu HR. Dlatego oprócz pytań na które może paść odpowiedź tak lub nie, zapytaj: dlaczego. Tylko wtedy masz szansę poznać przyczynę negatywnych (lub pozytywnych) zmian w poziomie satysfakcji czy zaangażowania Twojego zespołu.

Oczywiście, istnieje zestaw pytań, które mogą być wspólne dla wielu organizacji. Eksperci Webankiety stworzyli szablon badania Pulse Check, z którego możesz skorzystać już teraz i który możesz dowolnie modyfikować do swoich potrzeb.

Przy tworzeniu ankiety koniecznie weź pod uwagę pytania, które pozwolą Ci poznać opinię pracowników w obszarach, takich jak:

• organizacja – misja, wizja i cele, sposób zarządzania, etyka pracy itd.,

• zaangażowanie – satysfakcja i zadowolenie, a także zakres obowiązków (doskonałą miarą zaangażowania w ankiecie Pulse Check może być pytanie Net Promoter Score lub pytanie typu ocena),
• relacje – kontakty z przełożonymi, podwładnymi, w ramach zespołu i między zespołami,
• ocena – nagrody, świadczenia dodatkowe, benefity,bycie docenianym,
• rozwój – to, czy pracownik ma szansę poszerzać swoje kompetencje i widzi swoją przyszłość razem z organizacją, 

Jaka powinna być idealna długość badania Pulse Check i co jaki czas je wysyłać?

Warto zapamiętać, że im częściej wysyła się do pracowników ankiety, tym krótsze powinno być badanie. Nie istnieją tu sztywne reguły, jednak zalecamy posłużenie się następujących schematem:

• cotygodniowe ankiety: 1-2 pytania (Jak się dzisiaj czujesz?),

• 2-tygodniowe lub miesięczne ankiety Pulse Check: maksymalnie 10 pytań,
• kwartalne badanie satysfakcji pracownika: 15-20 pytań
• roczne lub rzadsze badania pracowników: 20–30 pytań

Ile organizacji tyle pomysłów na właściwą częstotliwość wysyłki kolejnych fal badania. Reguła głosi jednak, że powinny być przeprowadzane co najmniej 4x do roku!

W momencie ustalania, jak często do pracowników ma trafić Pulse Check Survey, weź pod uwagę kilka czynników:

• jak często aspekty, o które pytasz mają szansę się zmienić

Jeśli Twoim celem jest zmierzenie nastroju pracowników trafne będzie założenie, że mogą one zmieniać się bardzo często – nawet z dnia na dzień. Jeśli jednak zadajesz pytania związane z zaangażowaniem lub czynnikami, które mają wpływ na jego poziom, codzienne, a nawet cotygodniowe miary nie mają sensu. 

• jak szybko firma jest w stanie analizować wyniki i przekazywać je wewnątrz organizacji

Pytając pracowników o opinię musisz sprostać zasadnym oczekiwaniu, że na ich podstawie dojdzie w firmie do konkretnych zmian. Przeprowadzenie ankiety wśród pracowników, a następnie brak odpowiedzi na wyniki lub długie oczekiwanie na podjęcie na ich podstawie  działań może przynieść odwrotny skutek – wywołać w zespole poczucie nieufności i braku zaangażowania.

Oczywiście, nie oznacza to, że po każdym badaniu musisz zawsze podejmować natychmiastowe działania. Powinieneś jednak być przygotowany do przejrzenia wszystkich wyników i powrotu z informacją zwrotną do pracowników lub problemów, które wymagają natychmiastowej reakcji. 

• ile czasu zajmuje wdrożenie planów działania na podstawie wyników

Jak już wspomnieliśmy, nie każda ankieta dostarczy Ci materiału do natychmiastowego działania. Jednak po każdej ankiecie Pulse Check powinieneś przynajmniej zaplanować i umieć przewidzieć ile czasu mogą one zająć w przyszłości. Firma potrzebuje czasu na przejrzenie wyników, ich zakomunikowanie innym w organizacji w  końcu –  podjęcie decyzji o działaniach. Oszacuj go i wysyłaj ankiety tylko w takiej częstotliwości, jaka pozwoli Ci na ewentualną reakcję na problemy.

Przeprowadź Pulse Check pracownika w Webankiecie

Podsumowując, kluczowe cechy badania Pulse Survey to:

• cykliczność – regularne badanie.
• zwięzłość – krótkie ankiety,
• prosta analiza – nie chodzi o dodawanie pracy działom HR, a kolejny proces działający automatycznie w tle,
• anonimowość – brak możliwości identyfikacji respondenta (dowiedz się jak stworzyć anonimowe badania pracownika)

Wszystko to możesz osiągnąć prowadząc badania Pulse Check w Webankiecie. Oprócz gotowego szablonu ankiety możesz obejrzeć nagranie z webinaru Pulse Check prowadzonego przez eksperta, w którym wyjaśniamy czym jest badanie, jakie korzyści daje organizacji i jak prowadzić to badanie w naszej platformie.